Comment ça marche
Une demande entre par téléphone, par SMS ou par le QR code du hall. Elle se termine avec toute sa trace. Voici chaque étape, et qui fait quoi.
Trois façons d'entrer, une seule liste
Dans les trois cas, la demande arrive dans la même liste à l'agence, avec son canal d'origine. Le locataire n'a jamais de compte à créer.
- Téléphone
- Le locataire appelle la ligne déclarée pour votre organisme ou pour une agence. Un assistant automatique décroche, se présente comme tel et enregistre la demande. Il peut prendre tous les appels, ou seulement ceux qui arrivent hors horaires.
- SMS
- Il écrit au numéro de l'agence. La demande est créée à partir de son message, et il reçoit son numéro et son lien de suivi.
- QR code
- Il scanne l'affiche du hall, décrit le problème depuis son téléphone et reçoit son numéro de demande par SMS. Pas d'application à installer.
Au téléphone, pas à pas
L'appel dure le temps de quelques questions. Le locataire parle normalement, il n'a rien à taper.
- Il décroche et se présente
« Cet appel est traité par un assistant automatique et transcrit. » Le locataire sait à qui il parle, et peut demander à parler à quelqu'un à tout moment.
- Il écoute le problème
Juste ce qu'il faut pour comprendre : où, depuis quand, est-ce que ça coule encore. Pas de formulaire récité.
- Il vérifie qui appelle
Le numéro appelant désigne un locataire de votre fichier, et la personne le confirme. Numéro inconnu : elle donne son nom et son adresse, et l'agence vérifie si besoin.
- Il confirme le logement
Le locataire dit oui, ou corrige. Pour un problème de l'immeuble, comme l'ascenseur ou la porte du hall, la question ne se pose pas.
- Il enregistre et confirme par SMS
La demande a un numéro, un logement et un motif. Le locataire reçoit un SMS avec le numéro et le lien de suivi.
Quand la personne le demande, et en cas de danger : odeur de gaz, fumée, personne bloquée dans un ascenseur. L'appel part vers l'agence pendant ses horaires. En dehors, seule une urgence part vers l'astreinte. Une demande est enregistrée avant le transfert : si personne ne répond, l'agence la retrouve dans sa liste « À rappeler ».
À l'agence
Toutes les demandes sont dans une liste, quel que soit le canal. Chacune a un numéro, un logement, un motif, un statut et un historique. Toute l'équipe regarde la même fiche.
L'entreprise est proposée d'après vos contrats d'entretien, par nature de demande, par agence ou par immeuble. Depuis la fiche, l'agence la change si besoin et lui confie l'intervention. Une régie interne se déclare comme une entreprise.
Chez l'entreprise
Elle reçoit un lien par SMS. Elle y voit la demande, l'adresse et le contact sur place, choisit son créneau et clôture l'intervention. Elle peut aussi refuser ou poser une question. Rien à installer, aucun compte à créer de son côté.
Le locataire est prévenu du créneau par SMS. L'entreprise ne voit que l'intervention confiée, pas le reste de votre patrimoine.
Pour le locataire
Il suit sa demande comme un colis : reçue, confiée à une entreprise, intervention prévue, terminée. Les étapes importantes lui arrivent par SMS, avec le lien vers sa page de suivi.
Depuis sa page de suivi, il ajoute une précision ou une photo, signale un empêchement, confirme que c'est réparé et donne son avis.
Ce que Domivox ne fait pas
Il n'écrit pas dans votre ERP. Les demandes vivent dans Domivox, vos référentiels restent les vôtres.
Il ne remplace pas vos agents. Il enregistre, transmet et tient la trace. Les décisions restent à l'agence.
Il ne demande rien au locataire : pas de compte, pas d'application, pas de mot de passe.
Montrez-nous une demande de votre patrimoine, nous la faisons passer dans Domivox.
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